Planejamento das manutenções preventivas para sistemas de ar-condicionado

As principais dificuldades

A letra “P” da sigla PMOC significa Planejamento. Se trata de todo o planejamento das manutenções preventivas dos equipamentos de ar-condicionado.

Esse planejamento é baseado na lei federal 13.589 de 04/01/18, onde consta que todos os edifícios de uso público e coletivo, que possuem ambientes climatizados artificialmente, devem dispor de um Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC) dos respectivos sistemas de climatização.

Veja abaixo algumas das  dificuldades de se fazer o planejamento e depois como mitigá-las.

1. Volume de equipamentos: Uma das principais dificuldades é o volume de máquinas presentes nos clientes. Muitas vezes, as empresas possuem centenas ou milhares de equipamentos de ar-condicionado espalhados por vários locais diferentes, o que pode ser bastante trabalhoso de gerenciar.
2. Volume de ordens de serviço geradas: Por lei, cada equipamento é individual e precisa de uma manutenção específica de modo que exista um histórico de cada máquina. Isso leva a geração de centenas, as vezes milhares de ordens de serviço para um único cliente
3. Vários tipos de equipamento diferentes: Cada família ou modelo de ar-condicionado possui suas próprias rotinas ou checklists específicos, o que pode tornar o planejamento ainda mais complexo.
4. Cada rotina possui tempos médios de execução diferentes e estes precisam alocar tempos específicos na agenda do técnico e do cliente, criando mais uma dificuldade adicional na questão do agendamento.
5. Diversos clientes para atender: A programação mensal de centenas de MPs para dezenas de clientes pode ser uma tarefa bastante árdua
6. Diferentes periodicidades das manutenções: normalmente alguns tipos de equipamento requerem periodicidade mensal, outros bimestral, outros semestrais.
7. Necessidades específicas dos clientes: Cada cliente impõe restrições relativas ao seu horário de funcionamento e dias disponíveis para a realização das MPs.
8. Modo de trabalho diferente para cada fornecedor: Cada fornecedor tem sua maneira de trabalhar pois essa atividade não está normatizada, ou seja, existe apenas um modelo a ser seguido onde a responsabilidade técnica fica a cargo de um profissional registrado no CREA. Isso leva cada fornecedor a planejar as MPs de forma diferente e com critérios específicos.
9. Sempre surgem conflitos de horário entre os diversos técnicos para atenderem os diversos clientes ao longo de uma jornada de 1 ano de contrato. Isso gera diversos reagendamentos, ligações para os clientes, para os técnicos e muita dor de cabeça.
10. A geração do PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle) com as datas e rotinas por tipo de equipamento para cada cliente acaba sendo bastante trabalhoso mesmo utilizando um modelo de planilha pré-pronto.

Somando todas as dificuldades acima, podemos perceber que a tarefa não é tão simples. Normalmente os fornecedores de maior porte chegam a ter uma equipe de planejamento de manutenção somente para controlar os agendamentos e remarcações.

Normalmente as empresas acabam utilizando uma planilha excel onde cada linha tem um equipamento e cada coluna do mês uma data/hora que será executada a manutenção. Mesmo assim a tarefa é árdua pois toda a lógica de agendamento precisa ser pensada pelo programador das MPs levando em conta todas as variáveis.

Uma forma de resolver algumas dessas dificuldades é a utilização de um software de gestão de ativos e manutenção. Por exemplo, o sistema em nuvem Manu, que foi desenvolvido especificamente para facilitar ao máximo a marcação das manutenções preventivas para o segmento de ar-condicionado.

Com o CMMS Manu, é possível cadastrar todas as informações sobre os equipamentos, rotinas que cada tipo de equipamento utiliza, assim como a duração de cada rotina, periodicidade de execução, etc. Como todos os equipamentos estão associados a um contrato, basta escolher um contrato e todos os vínculos serão estabelecidos.

Logo o sistema permite planejar centenas de milhares de manutenções preventivas em poucos minutos. Além disso entrega todas as centenas de ordens de serviço sincronizadas na agenda do aplicativo do técnico e no portal do cliente.